Gesundheit Digital – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kommt!
Der Start der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Arbeitgeber rückt näher. Ab 1. Januar 2023 wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier – bis auf wenige Ausnahmen – durch ein elektronisches Verfahren abgelöst.
Die schon seit 1. Juli 2022 geltende Verpflichtung der Vertragsärzte, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen zu übermitteln, wird auf die AU-Ausfertigung für den Arbeitgeber ausgeweitet.
Elektronische AU-Datenübermittlung in zwei Schritten
Bislang mussten die Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbstständig an die Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterleiten. Dies entfällt ab 1. Januar 2023. Die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgt künftig elektronisch zwei Schritten:
Schritt 1: Übermittlung vom Vertragsarzt an die gesetzliche Krankenkasse
Der die AU ausstellende Vertragsarzt übermittelt die AU-Daten des Arbeitnehmers elektronisch an die zuständige gesetzliche Krankenkasse.
Schritt 2: Übermittlung von der gesetzlichen Krankenkasse an den Arbeitgeber
Die gesetzlichen Krankenkassen stellen den Arbeitgebern die von den Vertragsärzten gemeldeten AU-Daten zum Abruf über eine gesicherte und verschlüsselte Datenverbindung zur Verfügung. Ausgenommen hiervon sind sämtliche Informationen zur Diagnose.
Der Arbeitgeber muss die AU-Daten aktiv bei der gesetzlichen Krankenkasse des jeweiligen Arbeitnehmers abfragen. Liegt im Zeitpunkt der Abfrage keine AU-Meldung vor, meldet die Krankenkasse dies dem Arbeitgeber und prüft weitere 14 Tage, ob eine AU-Meldung eingeht. Ist dies der Fall wird die AU-Meldung automatisch im Lohnprogramm des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt.
Für die eigenen Unterlagen bekommen die Arbeitnehmer weiterhin einen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit in Papierform.
Abfrage der AU-Daten für geringfügig Beschäftigte erfolgt künftig nicht mehr bei der Minijob-Zentrale, sondern ebenfalls bei der gesetzlichen Krankenkasse des geringfügig Beschäftigten.
Ausgenommen vom elektronischen AU-Meldeverfahren sind:
- Minijobber in Privathaushalten
- privat versicherte Arbeitnehmer
- Meldungen bei Erkrankung des Kindes
- Nicht-Vertragsärzte und Nicht-Vertragskrankenhäuser
In diesen Fällen bleibt es bei der Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform.
Wichtig: Vorlagepflicht entfällt, Anzeigepflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber bleibt
Die elektronische Meldung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entbindet den Arbeitnehmer nicht von seiner Pflicht, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer persönlich (siehe Regelungen Arbeitsvertrag, Betriebsanweisung etc.) mitzuteilen.
Handlungsbedarf für Arbeitgeber
Als Arbeitgeber sollten Sie Ihre Personalverantwortlichen über die Neuregelung informieren und zum Jahreswechsel sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen für das Abrufen der AU-Daten über die gesetzlichen Krankenkassen gegeben sind. Sind wir als Steuerberater mit der Abrechnung Ihrer Löhne beauftragt, fällt der Abruf der AU-Daten in unsere Zuständigkeit.
Zudem sollten Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung informieren.
Soweit die von Ihnen verwendeten Arbeitsverträge eine Regelung über die Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beinhalten, ist diese vor dem Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages an die neue gesetzliche Regelung angepasst werden.
Sollten Sie Fragen zur eAU und deren Umsetzung in der Praxis haben, dann zögern Sie bitte nicht uns anzusprechen.
Ihr MBT-Team